Digitaal procederen: ‘what’s in a name’?

In deze column gaat Bart Jan van Ettekoven in op het digitaal procederen.

Op 20 december 2013 sloot de internetconsultatie van het concept wetsvoorstel ‘Vereenvoudiging en digitalisering rechtspraak’, met daarin een forse aanpassing van het Wetboek van Burgerlijke rechtsvordering en een – wat minder ingrijpende – aanpassing van de Awb. Het is de verwachting dat het wetsvoorstel voorjaar 2014 naar de Tweede Kamer zal gaan. Het plan is de digitalisering van de burgerlijke- en bestuursrechtspraak in drie tranches in te voeren, te beginnen met een eerste tranche op 1 juli 2015. Voor het bestuursrecht wordt dan gestart met de vreemdelingenrechtspraak.

Digitalisering van de rechtspraak stelt ons voor nieuwe vragen. Hoe is de veiligheid van het digitale dossier geregeld? Wat als het IT-systeem van de rechtspraak uitvalt; kan dan worden teruggevallen op een papieren dossier? Is de toegang tot de rechtspraak wel gebruiksvriendelijk genoeg, ook voor particulieren? Wie heeft toegang tot het digitale dossier? Hoe is gegarandeerd dat processtukken na 40 jaar nog kunnen worden opgevraagd uit het archief en gelezen? Zijn de gebruikers er klaar voor? Kunnen (alle) bestuursorganen in 2015 / 2016 de stukken digitaal aanleveren? Zijn ook de (kleine) advocatenkantoren klaar voor de digitale stukkenstroom?

Voor de Awb is vooral van belang de voorgestelde Afdeling 8.1.6a met spelregels voor digitaal verkeer met de bestuursrechter. De belangrijkste spelregel zal zijn dat met de bestuursrechter digitaal moet worden gecommuniceerd. Er is geen keuzevrijheid. Digitaal moet, behalve voor natuurlijke personen die niet optreden in het kader van hun bedrijf of beroep. Professionele rechtshulpverleners en bestuursorganen moeten digitaal procederen (art. 8:36a Awb).

Voor het straf- en bestuursrecht geldt, anders dan in civiele zaken, dat wordt gewerkt in een keten. Voor een bestuursrechtzaak is dat de keten bestuursorgaan – bestuursrechter. In het bestuursrecht wordt het dossier in eerste instantie gevormd door het bestuursorgaan (aanvraag, zienswijzen, besluit, bezwaar, hoorzitting, advies bezwaarcommissie, beslissing op bezwaar). Als digitaal beroep is ingesteld zal het bestuursorgaan  – na een selectie van de op de zaak betrekking hebbende stukken – zijn dossier digitaal overhevelen (system-2-system) naar de bestuursrechter. In de procedure bij de rechtbank worden stukken aan het digitale dossier toegevoegd, waaronder de uitspraak, waarna – als hoger beroep wordt ingesteld – het dossier verder wordt gevuld bij de hogerberoepsrechter.

Om te kunnen profiteren van het digitaal procederen is het noodzakelijk afspraken te maken over format, omvang en naamgeving van de digitale stukken. Op grond van art. 8:36f, lid 1 Awb kunnen hierover bij AMvB nadere regels worden gesteld.  Thans is nog niet duidelijk welke regels terecht komen in wetgeving en/of in procesreglementen.

Sandra van Heukelom heeft tijdens de VAR studiemiddag in december 2013 over KEI aandacht gevraagd voor de naamgeving van de stukken. Terecht, die naamgeving is van niet te onderschatten belang. Het ligt niet voor de hand daar wettelijke regels over te stellen. Toch is van groot gewicht dat die naamgeving zodanig is dat – bijvoorbeeld – de pdf van het verslag van de hoorzitting of de beslissing op bezwaar kan worden herkend. Het is niet de bedoeling dat we elkaar extra werk gaan bezorgen door karrevrachten digitale documenten over de schutting te gooien waarvan, zonder deze te openen, onduidelijk is wat voor soort document het betreft. Daar moeten dus afspraken over worden gemaakt. En liefst zo snel mogelijk, om alle betrokkenen in de gelegenheid te stellen zich er op voor te bereiden en om optimaal profijt te kunnen trekken van het werken met het digitale dossier. Ik roep de (bestuurs)rechtspraak daarom op het voortouw nemen om samen met betrokken partijen (o.a. IND, belastingdienst, SVB, UWV, VNG/KING, NOVA  en rechtsbijstandverzekeraars) te komen tot heldere en werkbare afspraken over de naamgeving van dossierstukken.

Bart Jan van Ettekoven

(Bart Jan van Ettekoven is staatsraad in de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State en hoogleraar staats- en bestuursrecht aan de Universiteit van Amsterdam).

Gerelateerde berichten

2 thoughts on “Digitaal procederen: ‘what’s in a name’?

  1. Dat belooft mooie tijden! Een rechtszaak over de vraag of een brief is aan te merken als een besluit in de zin van de Awb waarin de rechter bepaalt dat het een besluit is omdat de bewuste brief in het digitale dossier werd aangemerkt als ‘BIP01’ en de wederpartij niet geprotesteerd heeft daartegen en evenmin verzocht om deze kwalificatie ongedaan te maken dan wel te wijzigen in het veiligere ‘ongestructureerd bericht’ ‘ONGB01’!

    Over veiligheid van de dossiers en de communicatie schreef Dory Reiling een blog als inhoudelijke reactie op mijn blog met aandachtspunten bij digitalisering van de rechtspraak. Het is een bemoedigend verhaal over een essentieel onderdeel van digitalisering:

    http://www.mr-online.nl/weblogs/dory-reiling/alweer-een-blik.html

Comments are closed.